アクション プラン シートとは
タスクの計画と実行、進捗状況の測定など、決めたことをまとめるのに役立ちます。
アクション プラン シートは、目標を達成するために必要な手順をまとめたドキュメントです。ビジネス、プロジェクト管理、教育、私生活など、さまざまな場面で使用できます。アクション プラン シートを使用することには多くの利点があります。
アクションプランで明確に
アクション プランを作成することで、自分のタスク、何を、いつ、どのようなアクションを実行するかを明確にすることができます。
やるべきことを明確にすることで、やってはいけないことも明確にできます。
目的を達成するために必要な手段と方法を選択し、取るべき行動をすることで、目的を達成するための道筋が明らかになります。
自分が取ろうとしている行動を事前に知っておくことで、準備が容易になり目標を達成するために時間を効率的かつ効果的に使うことができます。
KPIを具体的なアクションプランに落とし込むためには、具体的な数字や業務や、やることに関連することが重要です。
必要なタスクのリストを含む行動計画により、プロジェクトの進捗管理が容易になり、遅延や問題の根本原因を特定するのに役立ちます。
アクションプランは、プロジェクト全体を客観的に捉え、現状を把握するのに役立ちます。
また、アクションプランは各タスクの目標を達成するためのアクションを分割しているため、目標を達成し、タスクを完了するという小さな目標を達成するには複数のアクションが必要です。
小さな目標を一つ一つ達成していくことで、着実に目標に近づいていることがわかり、達成感を得ることができ、自身や社員のやる気を引き出すことができます。
アクションプランの立て方
数値を使い目標の立てる
明確な行動計画を作成するには、具体的な数値で目標を設定する必要があります。
目標達成度を数値で客観的に検証できるようにする必要があるからです。
たとえば、特定の基準を確立することが重要です。
「お金持ち」だけでなく、「20○○年までに副業で年収500万」
数値目標は 1 年という大きな時間枠に限定されるものではありませんが、半年、四半期、月、週などの小さな単位に分割すると、作業の進捗管理が容易になります。
ポイントと組み合わせて数値目標を設定することが重要です。
具体的にする
数値目標を設定したら、目標を達成するために完了する必要があるタスクをリストにします。
この時点で、最終目標を複数の中間目標にわけ、KPIを設定することで、最終目標を達成するためのタスクを1つずつ実行することができ、最終目標を達成するための心理的負担を軽減できます。
たくさんのタスクの内容が目標に関連していることが重要であり、目標の達成につながるアクションとして定義することが重要です。目標を達成するために必要なアクションがわからない場合、人的および物的リソースを適切に編成することはできません。
タスクが漠然としていたり、取り組むのが難しいと思われる場合は、取り組みやすい 2〜 3 のタスクに分割できます。
複数の人が関わるプロジェクトでは、誰が何をし、誰がその責任を負うかを決める必要があります。
このとき、各メンバーのスキルや能力に基づいて、各カテゴリに適切なタスク処理担当者を割り当てることが重要です。
仕事に慣れていても、現在のタスクが完了してから作業を開始すると、スケジュールが乱れることがあります。人選とタイムラインの関係を踏まえた責任分担が重要です。
優先順位を決める
目標を達成するためのスケジュールを作成する際に、お金や時間などの限られたリソースを効率的に使用するには、タスクの優先順位付けが重要です。
タスク間に相関関係がある場合、例えば、タスク A の結果がタスク B のアクションに影響を与える可能性があります。
この場合、A は B の前に完了する必要があります。
タスクを完了するために人的および物的リソースが合理的に利用できる時期、所要時間、およびリストされたタスクを完了するために必要な条件と時間を検討してください。
期限を決める
リストした要件とタスクの時間に基づいて、目標を達成するための適切なスケジュールを作成します。
この時点で、最終目標の期限だけでなく、タスクの優先度も考慮して、各タスクの期限を設定することが重要です。
締め切りが設定されたアクション プランと必要なすべてのアクションがあると、いつまでに何をするべきかを促すことができ、将来の準備が減り、時間を効率的に使うことができます。
【図でわかる】アクションプランの具体的な例
アクションプランを流れは理解したところで、具体的なアクションプランの例を見ていきます。
お金持ちになりたい時のアクションプラン例
お金持ちのアクションプランを例にしてみましょう。
明確な数値目標(KPI)が立てますし、アクションプランの管理に適したプランと言えます。
目標設定を年間、半期、1ヵ月、1日など細かく設定し、短期・長期的にKPI目標を設定しアクションプランを立てるのがいいです。
進捗管理
プラン通りにアクションを実行しなければ、せっかく作成した優良なアクションプランも絵にかいた餅で終わってしまいます。
目標管理で設定したKPIに対して達成率が順調に推移しているか、進捗確認を継続的に行うためにアクションプランの進捗確認のタイミングを明確にしておくことが重要です。
それぞれのタスクの進捗管理の方法として報告書の作成や定例会議の実施などを決めておくことで、目標の到達度を正しく把握できます。
アクションプランによる進捗管理が適切になされることで、進捗状況や業務状況が可視化され、無駄の多いタスクや業務方法の転換の必要性に気づくこともあるでしょう。
また進捗確認に使う基準は、特定のタスクに設定したKPI達成など事業の内容や目標によって適切に設けましょう。
状況に応じて変更
タスクの進捗状況、組織の中長期的な戦略の変更や市場環境の変化など、内部的・外部的状況によっては、アクションプランを臨機応変に変更することが重要です。
そうなった場合、アクションプラン全体を見直して、一から作成し直す必要があるか、部分的な変更で済むかを検討する必要があります。
アクションプランと並行してPDCAサイクルやOODAループを取り入れることで、評価の際に状況変化とアクションプランがマッチしていないと判断できれば、プラン変更を考えることができます。
プランを変更することになっても、変化の早いビジネス環境で勝機を逃さず柔軟に対応することの大切さを学ぶことは有意義なことです。
目的は「行動すること」
アクションプランの目的はあくまでも計画したアクションの実行であり、目標達成できたかどうかを目的に作成するものではありません。
アクションプランを実際に実行していく際には、タスクごとに実行するべきアクションに焦点を当てましょう。
また、達成しがいのある高い目標を設定するのは悪いことではありませんが、はじめから達成が難しそうな目標だと、自信や社員のエンゲージメントが下がる可能性があります。
達成することがイメージできる現実的な目標なら、成果を達成しやすくなり、タスクに向き合うエンゲージメントも高く維持できます。
タスクを実行するために前向きに行動できるよう、現実的なアクションプランを策定しましょう。
アクションプランの管理方法
アクションプランの管理を行う上で、アクションプランを可視化することが重要です。
可視化することで全体像を把握しやすくなり、定期的・継続的な目標管理がしやすくなります。
しかし、目標管理や情報が別々の紙やExelファイルで管理されていて、集めるところから時間を使ってしまう状況であれば、限られた時間を無駄に使ってしまうことになります。
目標管理の方法として、KPIに対してアクションプランを設定するシステムやガントチャートなどのテンプレートや目標管理ツールを利用することで効率化を図ることができます。
アクションプラン管理の効率化
アクションプラン管理を効率化する方法として、目標管理ツールを導入することは有効な手段です。
目標の共有や各タスクの進捗状況が明確になり、多くのタスクの大幅な効率化を実現することができます。
日々の業務にアクションプランを取り入れ、目標管理ツールを用いて効率的にプラン管理をしてみてはいかがでしょうか。